Pontificia Universidad Javeriana Bogotá
Contexto
La Universidad Javeriana, una de las instituciones de educación superior más reconocidas de Colombia y América Latina, con más de 400 años de historia. Cuenta con un portafolio robusto en formación continua y de posgrado, y atiende a miles de estudiantes, egresados y profesionales cada año en programas académicos de alta calidad.
El reto: eficiencia, seguridad y experiencia
Antes de implementar Xertify, el proceso de emisión de certificados en la Javeriana era manual, basado en herramientas como Word y correo electrónico. Aunque operativo, este método presentaba debilidades clave:
- Altos tiempos operativos: emitir certificados para un solo programa podía tomar toda una mañana.
- Dificultad de acceso: los certificados llegaban por correo y, si los usuarios no los encontraban, debían solicitarlos de nuevo.
- Riesgos de seguridad: no había mecanismos sólidos de validación o trazabilidad para los documentos emitidos.
- Experiencia limitada: los certificados podían tardar días o incluso semanas en llegar, afectando la percepción del servicio.
La solución: automatización y verificación inteligente
- Aceleración operativa: Hoy, los certificados se generan y envían en menos de 20 minutos, incluso para múltiples programas. Cada unidad académica gestiona sus propias emisiones sin depender de un equipo centralizado.
- Mayor capacidad de emisión: Gracias a la automatización y descentralización, se emiten más certificados por día con menor carga operativa.
- Facilidad de adopción: El equipo encontró una herramienta intuitiva. Su diseño tipo Excel y su flexibilidad para crear plantillas facilitaron la curva de aprendizaje.
- Seguridad y confianza: Los certificados incluyen QR, firma digital y verificación en línea. Las empresas validan directamente sin intermediarios.
- Mejor experiencia para los participantes: Entrega por correo, WhatsApp o SMS a los pocos días del curso. Se redujeron quejas y se fortaleció la imagen institucional.
Impacto general
| Indicador | Antes de Xertify | Después de Xertify |
|---|---|---|
| Tiempo promedio de emisión por programa | 3–4 horas | 15–20 minutos |
| Canales de entrega | Solo correo electrónico | Correo, WhatsApp, SMS |
| Validación de certificados | Manual y por correo | Online y con código QR |
| Quejas por entrega o duplicidad | Frecuentes | Mínimas |
| Productividad diaria | Limitada por operatividad | Multiplicada por descentralización |
“Gracias a Xertify, no solo mejoramos nuestros procesos internos, sino que también hemos visto un impacto positivo en la satisfacción de los estudiantes y en la matrícula. Además, el acompañamiento del equipo ha sido impecable.”
María Alejandra Farias,
Dirección de Educación Continua, Universidad Javeriana Bogotá