Pontificia Universidad Javeriana Bogotá

Universidad Javeriana

Contexto

La Universidad Javeriana, una de las instituciones de educación superior más reconocidas de Colombia y América Latina, con más de 400 años de historia. Cuenta con un portafolio robusto en formación continua y de posgrado, y atiende a miles de estudiantes, egresados y profesionales cada año en programas académicos de alta calidad.

El reto: eficiencia, seguridad y experiencia

Antes de implementar Xertify, el proceso de emisión de certificados en la Javeriana era manual, basado en herramientas como Word y correo electrónico. Aunque operativo, este método presentaba debilidades clave:

  • Altos tiempos operativos: emitir certificados para un solo programa podía tomar toda una mañana.
  • Dificultad de acceso: los certificados llegaban por correo y, si los usuarios no los encontraban, debían solicitarlos de nuevo.
  • Riesgos de seguridad: no había mecanismos sólidos de validación o trazabilidad para los documentos emitidos.
  • Experiencia limitada: los certificados podían tardar días o incluso semanas en llegar, afectando la percepción del servicio.

La solución: automatización y verificación inteligente

  1. Aceleración operativa: Hoy, los certificados se generan y envían en menos de 20 minutos, incluso para múltiples programas. Cada unidad académica gestiona sus propias emisiones sin depender de un equipo centralizado.
  2. Mayor capacidad de emisión: Gracias a la automatización y descentralización, se emiten más certificados por día con menor carga operativa.
  3. Facilidad de adopción: El equipo encontró una herramienta intuitiva. Su diseño tipo Excel y su flexibilidad para crear plantillas facilitaron la curva de aprendizaje.
  4. Seguridad y confianza: Los certificados incluyen QR, firma digital y verificación en línea. Las empresas validan directamente sin intermediarios.
  5. Mejor experiencia para los participantes: Entrega por correo, WhatsApp o SMS a los pocos días del curso. Se redujeron quejas y se fortaleció la imagen institucional.

Impacto general

Indicador Antes de Xertify Después de Xertify
Tiempo promedio de emisión por programa 3–4 horas 15–20 minutos
Canales de entrega Solo correo electrónico Correo, WhatsApp, SMS
Validación de certificados Manual y por correo Online y con código QR
Quejas por entrega o duplicidad Frecuentes Mínimas
Productividad diaria Limitada por operatividad Multiplicada por descentralización

“Gracias a Xertify, no solo mejoramos nuestros procesos internos, sino que también hemos visto un impacto positivo en la satisfacción de los estudiantes y en la matrícula. Además, el acompañamiento del equipo ha sido impecable.”

Foto del testimonio

María Alejandra Farias,
Dirección de Educación Continua, Universidad Javeriana Bogotá